Eines Tages kommt Ihr Azubi und sagt: „Chef, ich muss doch immer die Post abholen. Darf ich mir dafür den Firmenwagen nehmen? Ich habe zwar keinen Führerschein, aber ich fahre Gokart-Rennen und kenne mich etwas aus.“ Was sagen Sie? Wenn Sie verantwortungsbewusst und vernünftig sind, wird Ihre Antwort lauten: „Nein!“
Angenommen, Sie haben eine Spedition. Am Morgen meldet sich der Fahrer Ihres 30-Tonners krank. Ein Ersatzfahrer ist gerade wegen der Urlaubszeit nicht verfügbar. Sie gehen in Ihre Disposition und fragen die Mitarbeiter, ob sie im Besitz eines Führerscheins sind. Wahrscheinlich ist jemand dabei. Leider gilt die Fahrerlaubnis nur für einen PKW. Egal, der Kunde ist König. Sie bitten ihn, die Kunden-Fahrt von Frankfurt nach Hamburg zu übernehmen. Das ist doch nur von Autobahn zu Autobahn und geht immer geradeaus. Würden Sie so verfahren? Auch das würden Sie aller Voraussicht nach nicht verantworten wollen.
Bei der Übergabe der Verantwortung in der IT sieht das oft ganz anders aus. Der IT-affine Mitarbeiter oder nur wenig ausgebildete Mitarbeiter bekommt häufig die Aufgabe, sich um die „EDV“ zu kümmern. So viel Arbeit ist das ja nicht. Am besten nur die Daten sichern und sonst Finger weg. „Never touch a running system!“ Und wer mit seinem Hobby Gokart-fahren den Firmenwagen lenken dürfte, der kann ja wohl auch als LAN-Party-Organisator die Unternehmens-IT bedienen.
Auch hier hat der sehr oft bedauernswerte Mitarbeiter keinen Führerschein. Er kennt weder die Bedienungselemente (Lenkrad, Gas-, Kupplungs-, Bremspedal) noch sind Maßnahmen zur Sicherheit am Fahrzeug und im Straßenverkehr bekannt. Somit wird nur eine einzige Aufgabe beherrscht – immer schön geradeaus fahren.
Was sind eigentlich die Bedienungselemente einer gut funktionierenden IT?
Die sind so vielfältig, wie beim Auto:
- Unterschiedlichste Hardware (Server, Storage, Backup-Hardware und Backup-Medien, Switche, Router, PC-Workstations, Monitore, Drucker)
- Betriebssysteme (Microsoft Server, Hyper-V, Linux, Unix, VMware und viele mehr)
- Gängige Kommunikations- und Datenbanksoftware wie Microsoft365, lokale Exchange, Microsoft-SQL-Server
- Sicherheitslösungen zum Schutz von Netzwerk und Daten (Firewall, Virenschutz, Endpoint-Security, Phishing-Mail-Schutz)
Der IT-Experte kann hier noch wesentlich mehr nennen, und damit steigen auch die Aufgaben des IT-Beauftragten, der auch als IT-Administrator bekannt ist.
Was gibt es denn da schon für Aufgaben?
- Die Hardware muss permanent überprüft und im Zyklus von 3 bis 5 Jahren ausgetauscht werden.
- Beim Austausch fallen Arbeiten wie die Installation neuer Software und die Migration der Daten an.
- Bestehen noch Gewährleistung und Service für die Hardware? Müssen Verträge verlängert oder gekündigt werden?
- Schützt die installierte unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) die Hardware noch ausreichend?
- Sind die Netzwerkkomponenten aktuell und an den wachsenden Datenverkehr angepasst?
- Steht genügend Speicherkapazität für das steigende Datenvolumen zur Verfügung?
- Gibt es ein Backup-Konzept, das eine schnelle Wiederherstellung von Applikationen und Daten im Falle eines Cyber-Angriffs sicherstellt?
- Regelmäßig müssen Betriebssysteme mit Sicherheitsupdates versehen werden.
- Anwendungssoftware wie Microsoft Office, Adobe Reader oder Browser muss ständig aktualisiert werden.
- Firmware-Updates können Expertenwissen erfordern.
- Betriebssysteme werden fortlaufend weiterentwickelt und alte Versionen abgekündigt.
- Sicherheitslösungen müssen regelmäßig geprüft und Lizenzlaufzeiten überwacht werden.
Diese Auflistung ist keinesfalls vollständig. Sie zeigt jedoch, dass ein einzelner Mitarbeiter mit diesen komplexen Anforderungen schnell überfordert ist. Das Risiko von IT-Ausfällen steigt enorm, wenn Aufgaben liegen bleiben oder unsachgemäß ausgeführt werden.
Wie Managed IT-Services den Mittelstand entlasten
Managed Service Provider (MSP) bieten professionelle IT-Unterstützung für den Mittelstand. Die Vorteile:
- Permanente Überwachung und Wartung der IT-Systeme
- Automatisierte Updates und Sicherheits-Patches
- Professionelles Backup-Management
- Cybersecurity auf höchstem Niveau
- Kalkulierbare Kosten durch monatliche Service-Pauschalen
Fünf Kriterien zur Auswahl eines IT-Dienstleisters
- Ist der IT-Partner ortsnah und bietet schnelle Unterstützung vor Ort?
- Hat der Anbieter genügend qualifizierte IT-Spezialisten?
- Kann er Referenzen vergleichbarer Unternehmen vorweisen?
- Verfügt er selbst über Sicherheitsrichtlinien und ein anerkanntes Qualitätssiegel?
- Wo werden Kundendaten gespeichert?
Fazit: IT braucht Profis
Genauso wie niemand ohne Führerschein ein Auto fahren sollte, sollte auch niemand ohne IT-Expertise die Verantwortung für die Unternehmens-IT übernehmen. Managed IT-Services bieten dem Mittelstand eine sichere, leistungsfähige und wirtschaftlich sinnvolle Alternative zur eigenen IT-Abteilung.
